CAPÍTULO 10
Gestión de las Comunicaciones del
Proyecto.
La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
es el Área de Conocimiento que incluye los procesos necesarios para asegurar la
generación, recogida, distribución, almacenamiento, recuperación y destino
final de la información del proyecto en tiempo y forma. Los procesos de Gestión
de las Comunicaciones del Proyecto proporcionan los enlaces cruciales entre las
personas y la información, necesarios para unas comunicaciones exitosas.
Diagrama de Flujo de
Procesos de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto.
Las habilidades de comunicación están
relacionadas con las comunicaciones de la dirección de proyectos, pero no son
lo mismo. El arte de las
comunicaciones es un tema amplio, e incluye una gran cantidad de fundamentos,
entre ellos:
Comunicación – Modelo
Básico.
10.1 Planificación de las Comunicaciones.
El proceso Planificación de las
Comunicaciones determina las necesidades de información y comunicación de los
interesados, Si bien todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar
información del proyecto, las necesidades de información y los métodos de
distribución varían ampliamente.
Planificación de las
Comunicaciones: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.
10.1.1 Planificación de las
Comunicaciones: Entradas.
Activos de los Procesos de la Organización.
Las lecciones aprendidas y la información
histórica pueden proporcionar decisiones y resultados basados en proyectos
similares anteriores respecto a cuestiones de las comunicaciones.
Enunciado del Alcance del Proyecto.
El enunciado del alcance del proyecto
proporciona una base documentada para futuras decisiones sobre el proyecto y
para confirmar un conocimiento común del alcance del proyecto entre los
interesados.
Plan de Gestión del Proyecto.
El plan de gestión del proyecto proporciona información sobre los
antecedentes del proyecto, incluidas las fechas y las restricciones que pueden
ser relevantes para la Planificación de las Comunicaciones.
10.1.2 Planificación de las Comunicaciones: Herramientas y Técnicas.
Análisis de Requisitos de
Comunicaciones.
El análisis de los requisitos de
comunicaciones da como resultado la suma de las necesidades de información de
los interesados en el proyecto. Los recursos del proyecto se utilizan sólo para
comunicar información que contribuya al éxito, o cuando una falta de
comunicación pueda llevar al fracaso.
La información que se requiere normalmente
para determinar los requisitos de comunicaciones del proyecto incluye:
Ø
Organigramas.
Ø
Relaciones entre las responsabilidades de la organización del
proyecto y los interesados.
Ø
Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el
proyecto
Ø
Logística de cuántas personas estarán involucradas en el proyecto
y en qué ubicaciones.
Ø
Necesidades de información interna (por ejemplo, comunicaciones
entre las organizaciones).
Ø
Necesidades de información externa (por ejemplo, comunicaciones
con los medios o los contratistas).
Ø
Información sobre los interesados.
Tecnología de las Comunicaciones.
Las metodologías usadas para transmitir
información entre los interesados en el proyecto pueden variar
significativamente.
Entre los factores de tecnología de las
comunicaciones que pueden afectar al proyecto se incluyen:
10.1.3 Planificación de las Comunicaciones:
Salidas.
Plan de Gestión de las Comunicaciones.
El plan de gestión de las comunicaciones está
incluido en el plan de gestión del proyecto, o es un plan subsidiario de éste.
El plan de gestión de las comunicaciones proporciona:
Entre los atributos de un plan de gestión de
las comunicaciones se pueden incluir:
.10.2 Distribución de la Información.
La Distribución de la
Información implica poner la información necesaria a disposición de los
interesados en el proyecto de manera oportuna. La distribución de la
información incluye implementar el plan de gestión de las comunicaciones, así
como responder a las solicitudes inesperadas de información.
Distribución de la
Información: Herramientas y Técnicas, y Salidas.
10.2.2 Distribución de la Información: Herramientas y Técnicas.
Habilidades de Comunicación.
Las habilidades de comunicación son parte de
las habilidades de dirección general y se usan para intercambiar información.
La comunicación tiene muchas dimensiones:
Sistemas
de Recopilación y Recuperación de Información.
La información puede recopilarse y
recuperarse a través de una gran variedad de medios, entre los que se incluyen
los sistemas manuales de archivo, las bases de datos electrónicas, el software
de gestión de proyectos y los sistemas que permiten el acceso a documentación
técnica como planos de ingeniería, especificaciones de diseño y planes de
prueba.
Métodos
de Distribución de la Información.
La Distribución de la Información consiste en
recopilar, compartir y distribuir información a los interesados en el proyecto
de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Ø
Reuniones del proyecto, distribución de documentos impresos,
sistemas manuales de archivo y bases de datos electrónicas de acceso compartido.
Ø
Herramientas de comunicación y conferencias electrónicas, como
correo electrónico, fax, correo de voz, teléfono, videoconferencias y
conferencias por Internet, y publicación en Internet.
Ø
Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos, tales
como interfaces web con software de programación y de dirección de proyectos,
software de soporte para reuniones y oficinas virtuales, portales y
herramientas colaborativas de gestión del trabajo.
Proceso de Lecciones
Aprendidas.
Una sesión de lecciones
aprendidas se centra en identificar los éxitos y los fracasos del proyecto, e
incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos.
Los equipos pueden
recopilar información con más frecuencia, si creen que la mayor cantidad de
datos merece la inversión adicional de tiempo y dinero. Algunos resultados
específicos que pueden obtenerse de las lecciones aprendidas incluyen:
10.2.3 Distribución de la Información: Salidas.
d
|
|||
Cambios Solicitados.
Los cambios solicitados
(adiciones, modificaciones, revisiones) en el plan de gestión del proyecto y
sus planes subsidiarios se revisan, y la disposición se gestiona a través del
proceso Control Integrado de Cambios.
10.3 Informar el Rendimiento.
El proceso Informar el Rendimiento implica la
recogida de todos los datos de la línea base y la distribución de la
información sobre el rendimiento a los interesados. En general, esta
información sobre el rendimiento incluye la forma en que se están utilizando los
recursos para lograr los objetivos del proyecto.
Informar
el Rendimiento: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.
10.3.1 Informar el Rendimiento: Entradas.
Información sobre el Rendimiento del Trabajo.
La información sobre el rendimiento del
trabajo en cuanto al estado de terminación de los productos entregables y sobre
lo que se ha logrado se recopila como parte de la ejecución del proyecto y se
suministra al proceso Informar el Rendimiento.
Plan de Gestión del Proyecto.
El plan de gestión del proyecto proporciona
información sobre la línea base
Ø
Línea base para la
medición del rendimiento. Normalmente, la línea base para la medición del rendimiento
integra los parámetros de alcance, cronograma y coste de un proyecto, pero
también puede incluir parámetros técnicos y de calidad.
Solicitudes de Cambio Aprobadas.
Las solicitudes de cambio aprobadas son
cambios solicitados para ampliar o reducir el alcance del proyecto, modificar
el coste estimado o revisar las estimaciones de la duración de la actividad que
han sido aprobadas y están listas para su implementación por el equipo del
proyecto.
Productos Entregables.
Los productos entregables son cualquier
producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable, que
debe producirse para completar un proceso, una fase o un proyecto
10.3.2 Informar el Rendimiento: Herramientas y Técnicas.
Herramientas de
Presentación de Información.
Se pueden usar paquetes de software que
incluyen informes tabulares, análisis de hojas de cálculo, presentaciones o
capacidades gráficas para crear imágenes con calidad de presentación de los
datos de rendimiento del proyecto.
Recogida y Compilación de
la Información sobre el Rendimiento.
La información puede recopilarse y compilarse
a través de una gran variedad de medios, entre los que se incluyen los sistemas
manuales de archivo, las bases de datos electrónicas, el software de gestión de
proyectos y los sistemas que permiten el acceso a documentación técnica como
diseños de ingeniería.
Reuniones de Revisión del
Estado de la Situación.
En la mayoría de los proyectos, las reuniones
de revisión del estado de la situación se celebrarán con diversas frecuencias y
a distintos niveles. Por ejemplo, el equipo de dirección del proyecto puede
reunirse semanalmente por su cuenta y mensualmente con el cliente.
Sistemas de Informe de
Tiempo.
Los sistemas de informe de tiempo registran y
proporcionan el tiempo invertido en el proyecto.
Sistemas de Informe de
Costes.
Los sistemas de informe de costes registran y
proporcionan el coste invertido en el proyecto.
10.3.3 Informar el Rendimiento:
Salidas.
Informes de Rendimiento.
Los informes deben proporcionar la
información sobre el estado de la situación y el progreso, y el nivel de
detalle requeridos por los diversos interesados, según lo documentado en el
plan de gestión de las comunicaciones.
Ejemplo de Informes
de Rendimiento Tabulares.
Proyecciones.
Las proyecciones se actualizan y se emiten
nuevamente basándose en la información. Esta información trata sobre el
rendimiento previo del proyecto que podría tener impacto sobre el proyecto en
el futuro, por ejemplo, la estimación a la conclusión y la estimación hasta la
conclusión.
Cambios Solicitados.
El análisis del rendimiento del proyecto a
menudo genera cambios solicitados en algún aspecto del proyecto. Estos cambios
solicitados se procesan y se realiza su disposición a través del proceso
Control Integrado de Cambios.
Acciones Correctivas Recomendadas.
Las acciones correctivas recomendadas incluyen los cambios que alinean el
rendimiento futuro esperado del proyecto con el plan de gestión del proyecto.
Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones).
La documentación de las lecciones aprendidas
incluye las causas de las polémicas, el razonamiento subyacente a la acción
correctiva elegida, y otros tipos de lecciones aprendidas sobre el proceso
Informar el Rendimiento.
10.4 Gestionar a los Interesados.
Gestionar activamente a los interesados
aumenta la probabilidad de que el proyecto no se desvíe de su curso, debido a
polémicas sin resolver con los interesados, mejora la capacidad de las personas
de trabajar de forma sinérgica y limita las interrupciones durante el proyecto.
Normalmente, el director del proyecto es el responsable de la gestión de los
interesados.
Gestionar a los
Interesados: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.
10.4.1
Gestionar a los Interesados: Entradas.
Plan de Gestión de las Comunicaciones.
Los requisitos y las expectativas de los interesados
permiten comprender las metas, los objetivos y el nivel de comunicación de los
interesados durante el proyecto. Las necesidades y expectativas se identifican,
analizan y documentan en el plan de gestión de las comunicaciones, que es
subsidiario del plan de gestión del proyecto.
Activos de los Procesos de la Organización.
A medida que surjan polémicas del proyecto,
el director del proyecto deberá abordarlas y resolverlas con los
correspondientes interesados en el proyecto.
10.4.2
Gestionar a los Interesados: Herramientas y Técnicas.
Métodos de Comunicación.
Las reuniones cara a cara son el medio más
efectivo para comunicar y resolver polémicas con los interesados. Cuando las
reuniones cara a cara no estén justificadas o no sea práctico tenerlas (como en
proyectos internacionales), las llamadas telefónicas, el correo electrónico y
otras herramientas electrónicas resultan útiles para intercambiar información y
dialogar.
Registros de Polémicas.
Un registro de polémicas o registro de
elementos de acción es una herramienta que puede usarse para documentar y
supervisar la resolución de polémicas. Normalmente, las polémicas no llegan a
adquirir una importancia tal como para convertirse en un proyecto o actividad,
pero generalmente se abordan a fin de mantener una relación de trabajo buena.
10.4.3 Gestionar a los Interesados: Salidas.
Solicitudes de Cambio Aprobadas.
Las solicitudes de cambio aprobadas incluyen
cambios en el estado de las polémicas de los interesados en el plan de gestión
de personal, que son necesarios para reflejar los cambios en la forma en que
tendrán lugar las comunicaciones con los interesados.
Acciones Correctivas Aprobadas.
Las acciones correctivas aprobadas incluyen
los cambios que alinean el rendimiento futuro esperado del proyecto con el plan
de gestión del proyecto.
Activos de los Procesos de la Organización
(Actualizaciones).
La documentación de las lecciones aprendidas
incluye las causas de las polémicas, el razonamiento subyacente a la acción
correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre la gestión de
los interesados. Las lecciones aprendidas se documentan a fin de que pasen a
formar parte de la base de datos histórica tanto de este proyecto como de la
organización ejecutante.
Plan de Gestión del Proyecto
(Actualizaciones).
El plan de gestión del proyecto se actualiza
para reflejar los cambios realizados en el plan de las comunicaciones.
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